Протокол совещания образец по госту

Образец бланка распорядительного документа вуза. Кафедры о возможности публикации статьи. В статье вы найдете основные разделы протокола и образцы их формулировок.

Согласно правилам акт о выделении к уничтожению документов утверждается руководителем организации, предварительно согласовывается экспертной комиссией (ЭК). ЭК – совещательный (коллегиальный) орган, а решения коллегиального органа принимаются на заседании, которые положено оформлять протоколом.

Оформление протокола совещания

На практике само заседание можно не проводить, собрав подписи членов комиссии. Подскажите, если заседание не проводится и протокол не оформляется.

Протокол рабочего совещания (собрания): шаблон, скачать образец

То можно ли в положении/регламенте о ЭК прописать, что решения ЭК принимаются заочно и протокол как документ ЭК не включать в регламент? Хотелось бы посмотреть образец оформления решения заседания какого-либо совещательного органа (научно-технического совета и пр. Евгения, не ответили на вопрос: у Вас написано «в алфавитном порядке», это имеется ввиду Ф. А если мы указываем сначала должность, а после Ф. Меня также интересует данная информация. Если указываются должности в протоколе, в каком порядке размещать присутствующих?

Относительно должности (по иерархии) или в алфавитном порядке по фИО? Список присутствующих на заседании составляется в алфавитном порядке (по фамилиям), также и в том случае, когда указываются должности. Следующая ситуация: Есть распоряжение "О создании комиссии по документальной проверке дебиторской задолженности ОАО «Морозко». По итогу протокол оформили и «встал» вопрос регистрации. Получается данная комиссия создавалась для решения конкретного вопроса. Также у нас есть протоколы заседаний аттестационной комиссии, ЭК.

О каком протоколе пойдет речь

Но журналов регистрации данных протоколов у нас нет. Вопросы: в данном протоколе по вышеназванному распоряжению при регистрации ставить №1? И Заводить ли нам журналы регистрации протоколов если за год их 2-3 шт.? Протоколы формируются и регистрируются в пределах каждой группы.

Как правило, для регистрации протоколов журналы не заводятся, достаточно присвоение порядковых номеров. По каждому виду протоколов ведем журнал их регистрации. Вопрос: Нужно ли заносить эти журналы в номенклатуру дел и если нужно, то по какой статье, если в утвержденном перечне таких журналов нет. Если журналы ведутся, то их обязательно надо включать в номенклатуру дел.

Сроки хранения регистрационных журналов соответствуют срокам хранения самих документов, в частности протоколов. Если отдельной статьи для журнала нет, сошлитесь на статью со сроком хранения протоколов. В учебниках написано, что текст протокола начинается со слова «Председатель». Поясните, пожалуйста, почему Вы употребляется это слово в своем примере? Наш сайт ориентируется не на учебники, а на последние нормативные документы по делопроизводству.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные приказом Росархива от 21. Приводят образец оформления протокола именно со словом «Председательствующий». Не заполнено обязательное поле ФИО. Не заполнено обязательное поле E-mail. Не заполнено обязательное поле Login. Не заполнено обязательное поле Пароль.

Протокол Образец протокола Форма и бланк протокола

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Не заполнено обязательное поле Логин или E-mail. Контрольная строка для смены пароля будет высланы вам по E-mail. Как и о чем стоит уведомлять участников совещания? Какие материалы следует собирать еще до начала мероприятия?

Как фиксировать ход совещания и когда необходимо оформить сам протокол? Чем его полная форма отличается от краткой и какие нововведения появились для федеральных органов исполнительной власти?

Как оформить выписку из протокола для выборочного уведомления исполнителей о принятых решениях? Как потом хранить протоколы? В статье подробно разобраны все реквизиты протокола с объяснением ­вариаций их оформления и образцами целых документов.

О каком протоколе пойдет речь? В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии. Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций – протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.

Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия – собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений. В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. И распорядительным документом (фиксируется принятое в результате обсуждения решение).

В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т. Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна.

В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения. Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы. Собственного аппарата, возглавляемого секретарем. Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа (программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее. В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания.

Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности. Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления (т.

Распорядительного документа) данного коллегиального органа. Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению. Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат, который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др. Который относится к категории специалистов или руководителей. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.

Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек. Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.

В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них. Первым документом из этого ряда является повестка дня. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.

Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания. В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения.

Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании и приглашением участников. Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый – более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников. В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.

Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.

Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики. Задача секретаря – своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров. Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.

В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см.

Подготовка совещаний и оформление протокола

Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек (тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу), а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа (на нем важно наличие кворума). Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным – данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что подтверждается, как правило, личной подписью в списке.

Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание.