Журнал регистрации входящих документов образец скачать excel

Для регистрации документов используются приложения Word и Excel. Электросхема уаз 452 старого образца письмо об отключении.

Фиксация приходящей корреспонденции позволит избежать ложных обвинений. Специальная отметка о решении проблемы и ответе на письмо позволяют не скапливать макулатуру, а своевременно избавляться от ненужной корреспонденции. Другими словами, данный журнал – это своеобразный шкаф с множеством полочек, позволяющих не смешивать все письма в общую кучу. Это даёт возможность не утонуть в приходящей корреспонденции и отделить «зёрна от плевел», т. Дифференцировать входящие документы по степени значимости. Ведением журнала занимается секретарь или делопроизводитель в зависимости от масштабов предприятия или организации.

В небольших учреждениях он хранится у секретаря руководителя, где все документы приносятся непосредственно в приёмную. Если же предприятие большое, например, завод с численностью рабочих в 5000 человек, в каждом цеху или отделе есть свой делопроизводитель или секретарь, который занимается контролем корреспонденции.

В любом случае всё, что касается ведения документа, должно быть прописано в Положении. Иногда столь ответственное дело поручается конкретному человеку, который должен фиксировать входящие документы, распределять по отделам и в тот же день относить письма тому, кто смог бы решить ту или иную проблему. Важно соблюдать самое главное правило ведения журнала, а именно, однократность. То есть, если секретарь или делопроизводитель зарегистрировал входящий документ, пришедший на имя заведения в отношении бухгалтерии, то повторной регистрации в кабинете бухгалтера быть не должно.

Если же документ нужно зафиксировать в другом журнале, то там будет поставлен тот же порядковый номер, под которым он был зарегистрирован, только через дробь «1» (например, №256/1). Возможна также децентрализованная регистрация, которая подразумевает фиксацию приходящей корреспонденции в нескольких удалённых друг от друга точках.

В конце книги, в отличие от, не должны стоять заверительные подписи с указанием количества содержащихся в ней документов. На обложке достаточно указать лишь даты первой и последней записи. Как правильно заполняется — смотрите здесь. Для чего нужен и сколько хранится журнал учета движения трудовых книжек — читайте в. В октябре 2007 года был введён Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», соответствующий европейскому стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Говорит о том, что главное назначение регистрации документа – это доказательство того, что он существует и включён в систему управления документами.

Там же указано, что централизованная регистрация состоит из краткого описания документа (заявление о, доклад о, извещение о), указывается число его прохода, присваивается уникальный номер. Именно это позволяет считать его включённым в систему управления документами. Относительно децентрализованной (электронной) регистрации говорится о том, что сама электронная почта автоматически фиксирует входящее сообщение и в дополнительной фиксации не нуждается. Существует также автоматизированная система регистрации, фиксирующая одновременно и электронные, и письменные документы, пришедшие на имя заведения.

В Российской Федерации не существует определённого шаблона журнала, поэтому каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму его заполнения. Произвольная форма подразумевает наличие или отсутствие какой-либо графы, и каждое предприятие вносит свои дополнения в зависимости от своей специфики. С началом нового года нумерация в журнале вновь начинается с №1, даже если листы в нем практически заканчиваются. В электронном виде он ведётся в формате XLS, DOC и DOCX, и тогда в бумажном виде фиксация не производится. На многих предприятиях существует автоматизированная система, позволяющая регистрировать входящую документацию в разных местах, объединяя всё в единую централизованную базу.

Компьютерная программа автоматически присваивает зарегистрированному документу порядковый номер, и любой сотрудник организации сможет на своём рабочем месте найти необходимый документ. Помимо стандартных граф, в электронной версии имеются графы «название структурного подразделения», «количество листов в документе и приложении», «вид документа». Указом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утверждён Типовой перечень управленческих архивных документов, в котором указываются сроки их хранения.

Под архивными документами понимаются все документы, которые образуются в ходе функционирования учреждения или организации любой формы собственности. Согласно статьям 258, 538 и 683-А данного перечня, данный журнал хранится 5 лет. Журнал, сдаваемый в архив, не прошивается и не нумеруется.

Ведем учет входящих и исходящих документов по правилам. В каждой, даже самой крошечной компании, как правило, — солидный поток документооборота: это входящие и исходящие, исполнительные и внутренние документы. Для того, чтобы ни один документ не потерялся и каждый дошел до адресата, есть определенные правила регистрации всей корреспонденции организации, для чего и применяется журнал регистрации документов.

Чаще всего документы, подписанные руководителем, вносит в журнал секретарь-делопроизводитель, бухгалтерские документы, внутренние документы, договора, приказы по личному составу проходят регистрацию в том отделе\\подразделении, где они подготовлены. Все они заносятся в специальный журнал регистрации. Конечно, очень удобно, когда на предприятии действует единая система электронного документооборота: в ней можно быстро найти нужный документ, кроме того, в ней могут работать сразу много пользователей из разных подразделений.

Но возможно вести журнал регистрации и вручную, а также в ворде или экселе. Одно из важных требований для правильного документооборота заключается в том, что документ вписывается в журнал можно только после подписания ответственным лицом. Это делается для того, чтобы в учете не было «мертвых душ» — документов, которые зарегистрировали, но так и не подписали. Еще отметим, что каждый год нумерация в журнале начинается заново. Документы разных видов удобней регистрировать в разных категориях. Например, наиболее широко в журнале регистрации документов распространены следующие категории: деловые письма (исходящие и входящие), распоряжения, служебные записки, приказы.

Перед внесением документа в журнал регистрации на бланке нужно обязательно прописать номер, присвоенный при его регистрации, и дату. Обратите внимание: даже если у письма несколько адресатов (например, в рамках одного подразделения), зарегистрировать его нужно только один раз.

Образец журнала регистрации входящих документов

У журналов регистрации документов нет установленных жестких форм. Но чаще всего используется примерно вид журнала. Журнал регистрации исходящих документов содержит следующие графы:номер,дату,адресат,краткое содержание,исполнитель,№ дела, где находится документ,отметка об исполнении. Ряд компаний делят весь поток поступающих и отправляемых писем на несколько групп (например, письма от поставщиков, письма от покупателей, письма по конкретным филиалам и т. Примеры и образцы кадровых документов: трудовые договора, должностные инструкции, штатное расписание организации, гражданско-правовые договора, локальные нормативные акты, кадровые приказы.

Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами. Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения. Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы. Лицо, ответственное за организацию документооборота на предприятии, выполняет важную функцию по регистрации документации в журнале.

В данной статье предлагаем скачать образец журнала регистрации для входящих документов (excel). Ссылка на скачивание находится внизу статьи. Регистрационная запись вносится в журнал в момент поступления документа на предприятии.

Для чего нужен данный документ на предприятии

Этим может заниматься отдельный сотрудник, отвечающий за документооборот — делопроизводитель. Это может быть также секретарь или офис-менеджер.

Для чего нужен журнал регистрации входящих документов

В процессе внесения регистрационной записи в журнал документу присваивается входящий номер, который проставляется на самом документе, а также ставится дата поступления. Если документ зарегистрирован в журнале, то информация о нем не будет утеряна, бумага дойдет до адресата и не будет забыта. Часто лицо, передающее организации документы, требует, что отметка о присвоении регистрационного входящего номера была проставлена на дубликате документа, данная отметка будет означать, что документ принят и будет рассмотрен. Для приказов по личному составу —. Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде.

Если выбран последний вариант, то лучше сделать для журнала плотную обложку, на который указывают название предприятие и период ведение журнала. Все листы журнала нумеруют и прошивают. Расписка в получении документа и отметка о направлении в дело. Регистрации в журнале подлежат абсолютно все поступающие на предприятие документы. Ваш e-mail не будет опубликован. Нам очень жаль, но запросы, поступившие с вашего IP-адреса, похожи на автоматические. По этой причине мы вынуждены временно заблокировать доступ к поиску. Чтобы продолжить поиск, пожалуйста, введите символы с картинки в поле ввода и нажмите «Отправить».

В вашем браузере отключены файлы cookies. Яндекс не сможет запомнить вас и правильно идентифицировать в дальнейшем. Чтобы включить cookies, воспользуйтесь советами на. Возможно, автоматические запросы принадлежат не вам, а другому пользователю, выходящему в сеть с одного с вами IP-адреса. Вам необходимо один раз ввести символы в форму, после чего мы запомним вас и сможем отличать от других пользователей, выходящих с данного IP. В этом случае страница с капчей не будет беспокоить вас довольно долго.

Для чего нужен данный документ на предприятии

Возможно, в вашем браузере установлены дополнения, которые могут задавать автоматические запросы к поиску. В этом случае рекомендуем вам отключить их.

Также возможно, что ваш компьютер заражен вирусной программой, использующей его для сбора информации. Может быть, вам стоит.

Здесь вы сможете бесплатно скачать бланки журнала регистрации входящих документов. Указанные бланки представлены в PDF, Word doc и Excel форматах. Это один из ключевых моментов в ведении современного делопроизводства. Входящую документацию на сегодняшний день ведут в журнальной форме или на электронных носителях. Согласно требования государственных стандартов, регистрацией принято называть запись учетных данных о том или ином документе, согласно установленной формы, и фиксацию его создания или дальнейшего движения.

Поступившая корреспонденция не может считаться принятой, пока информация о ней не внесена в журнал, и не присвоен входящий номер. Установление перечня документов, которые подлежат обязательной входящей регистрации, отводится службе делопроизводства компании. При необходимости он может утверждаться руководителем.

После обработки поступивших документов они передаются по предприятию для дальнейшего исполнения или ознакомления. Регистрации могут не подлежать информационные, справочные, рекламные буклеты и письма, приглашения для участия в мероприятиях, печатные издания и т. Во всех случаях, в номере документа выделяется порядковый номер самого документа, а также номер по номенклатуре дел, подразделению или исходя из других нормативов классификации. Несмотря на кажущуюся сложность, в дальнейшем это ускоряет порядок документооборота на предприятии и сокращает временные издержки.

Журнал регистрации входящей корреспонденции должен быть прошит и прошнурован, после чего также скреплен и подписями должностных лиц компании. Бумажный вариант использовался на протяжении многих лет и по сей день ряд организаций предпочитает его для отображения движения входящей корреспонденции. Следует сразу сказать, что конкретная форма не устанавливается нормативной документацией. Это означает, что на каждом предприятии могут применять собственный вариант ведения такого журнала.

И само предприятие решает для себя, какие категории документации будут объединены по тому или иному признаку. Образец заполнения такого журнала прилагается. Повышенная надежность хранения особенно ценной документации. Однако, эффективность работы с таким журналом вызывает немалое количество вопросов. Если требуется узнать, когда поступал в организацию тот или иной документ и кому был отдан в исполнение, может потребоваться пролистать большое число страниц. При классификации входящей корреспонденции по различным группам или категориям обычно руководствуются рядом принципов.

Во-первых, отдельно учитывается входящая, исходящая и внутренняя документация. Отдельные категории документов сшиваются по одному и тому же признаку – например, приказы по организации, протоколы, служебные записки и т. Большие и емкие категории допускается разбивать на несколько меньших разновидностей, а всю регистрацию необходимо вести в одном месте. Могут быть добавлены графы о количестве листов в документе, а также примечания об исполнении.

Все чаще предприятия разных форм собственности берут на вооружение электронный подход ведения такого журнала.

Для чего нужен журнал регистрации входящих документов

Заполняется он по тем же принципам, но данные заносятся в отдельный файл для каждой категории документов. Основной программой может выступать MS Word, Excel, или любая из баз данных. Распечатывать такой журнал нет особой необходимости, то есть, отдел делопроизводства делает это в особых случаях.